根据教育部留学服务中心（CSCSE）2025 年最新政策，留学存档补办流程已全面实现线上化，无需现场办理。以下是详细操作指南及注意事项：
一、补办条件与材料准备
适用人群
- 未及时办理存档的留学人员
- 档案遗失或需补充留学期间材料的人员
- 已毕业回国需完善档案的人员
核心材料
- 身份证明：身份证正反面扫描件（PDF 格式，小于 1M）
- 留学证明：
- 录取通知书（非英语文件需专业翻译）
- 学生签证页（如过期需提供长期居留卡）
- 国外院校在读证明或毕业证
- 档案转递凭证：
- 原档案保管单位出具的转出证明（如有）
- 调档函（通过系统申请后下载）
- 其他材料：
- 高中毕业证书（高中毕业后直接留学）
- 党员材料（如涉及组织关系）
二、线上补办流程
1. 注册与登录
- 访问教育部留学服务中心网上服务大厅：https://zwfw.cscse.edu.cn
- 点击「留学存档」栏目，完成实名认证（支持支付宝 / 微信）
2. 提交申请
- 选择「补办存档」选项，填写个人信息（需与护照一致）
- 上传材料：按系统提示分类上传 PDF 文件，确保清晰度
- 确认《人事档案调转协议》并提交
3. 审核与调档
- 初审：5 个工作日内反馈结果（短信 / 邮件通知）
- 调档：审核通过后，系统自动生成电子调档函
- 转递档案：
- 原档案保管单位通过机要或 EMS 邮寄至：
- 地址：北京市海淀区北四环西路 56 号辉煌时代大厦 6 层
- 收件人：教育部留学服务中心留学人员档案室
- 电话：010-62677800
- 原档案保管单位通过机要或 EMS 邮寄至：
4. 材料补充与缴费
- 若材料不全，需在 10 个工作日内通过系统补充
- 自 2015 年起取消档案保管费，仅需承担邮寄费用
5. 办结与查询
- 档案到达后，3 个工作日内完成审核
- 登录系统查看状态（「档案已存入」即为成功）
- 可在线打印存档证明（电子证照具有法律效力）
三、特殊情况处理
1. 档案丢失
- 步骤：
- 联系原档案保管单位（学校 / 人才中心）开具遗失证明
- 通过系统提交「档案重建申请」，上传证明材料
- 教育部留学服务中心协调补办高中至留学前档案
2. 党员材料缺失
- 需提交《借用党员材料申请表》（加盖党委公章）
- 材料通过机要方式借出，转正后需归还
3. 材料翻译
- 非英语文件需由正规翻译机构（如新东方、译国译民）翻译
- 翻译件需加盖公章并附机构资质证明
四、哈尔滨本地支持
1. 代理服务
- 哈尔滨工程大学档案馆提供档案查询与翻译服务（地址：哈尔滨市南岗区南通大街 145 号）
- 本地档案服务公司（如洪志档案）可协助整理材料
2. 邮寄建议
- 使用 EMS 标准快递（推荐），避免同城急送
- 邮寄时注明「留学存档补办 + 姓名」
- 保留邮寄单号以便查询
五、常见问题解答
- 办理周期：从提交申请到办结约 20-30 个工作日
- 进度查询：登录系统「用户中心」-「我的申请」
- 咨询方式：
- 邮件：dangan@cscse.edu.cn（3 个工作日内回复）
- 电话：010-62677800（工作日 9:00-17:00）
- 费用：无保管费，邮寄费约 20-50 元（EMS）
六、注意事项
- 材料真实性：伪造材料将被列入信用黑名单
- 时间规划：建议在回国前 3 个月办理
- 后续使用：存档记录将关联学历认证和就业报到证
- 系统维护：每月第 1 个周六 9:00-12:00 系统升级，暂停服务
示例流程时间轴：
- Day 1：提交申请
- Day 3：初审通过，下载调档函
- Day 5：原单位寄出档案
- Day 10：档案到达北京
- Day 13：审核通过，系统显示「已存入」
- Day 15：打印存档证明
建议通过教育部留学服务中心官网或「中国教育在线」公众号获取实时政策更新。若需加急办理，可在申请时勾选「优先处理」选项（额外支付 50 元加急费）。