以下是海外留学发邮件的一般步骤和要点：
准备工作
- 明确目的：确定发邮件的目的，如咨询申请信息、联系导师、询问课程问题等，以便组织内容。
- 收集信息：准确记录收件人的邮箱地址、姓名及称谓等信息，避免出错。
- 准备内容：撰写清晰、有条理、礼貌的邮件内容。如果有需要，准备好相关的附件，如成绩单、个人陈述、简历等。
撰写邮件
- 邮件地址
- 发件人地址：使用自己的学校邮箱或专业的个人邮箱，避免使用过于随意或奇怪的邮箱名。
- 收件人地址：仔细核对收件人的邮箱地址，确保准确无误。如果同时发送给多人，可用逗号或分号分隔。
- 主题
- 简洁明了：概括邮件的主要内容，如“ApplicationInquiry-[YourName]”（申请咨询-你的姓名）、“RegardingCourseSelection-[YourName]”（关于课程选择-你的姓名）等，让收件人一眼就能知道邮件的大致内容。
- 避免空主题或模糊主题：不要使用“Hello”“Question”等过于简单或模糊的主题，也不要留空主题。
- 称呼
- 恰当称呼：如果知道收件人的姓名，使用“DearProfessorSmith”“DearDr.Johnson”等称呼；如果不确定对方性别和称呼，可用“DearSir/Madam”或“ToWhomItMayConcern”。
- 避免直呼其名：除非与收件人非常熟悉，否则在正式邮件中不要直接使用对方的名字。
- 正文
- 开头寒暄：开头可适当进行简单的寒暄，如“Ihopethisemailfindsyouwell.”等。
- 内容清晰：分点阐述邮件的核心内容，语言简洁、表意明确，避免使用过于复杂的句子和生僻词汇。
- 逻辑连贯：各段落之间过渡自然，有明确的逻辑关系。
- 结尾礼貌：结尾可表达感谢或期待回复，如“Thankyouforyourtimeandconsideration.Ilookforwardtoyourreply.”等。
- 签名
- 个人信息：包括你的姓名、联系方式（如电话）、所在学校（如果有）等，以便对方需要时能联系到你。
- 专业简洁：不要在签名中添加过多的装饰或无关信息。
发送邮件
- 检查无误：发送前仔细检查邮件内容，包括语法、拼写错误，附件是否添加正确等。
- 选择发送时间：考虑收件人的时区和工作时间，尽量避免在对方休息时间发送。如给美国的学校发邮件，可选择北京时间晚上或凌晨，对应美国的工作时间。
- 发送邮件：确认无误后，点击“发送”按钮。发送后，如果事情比较紧急或重要，可等待一段时间后查看是否有回复，若未收到回复，可在适当时间再次发送或通过其他方式联系对方。