申请留学机构退费，通常可以按以下步骤操作：
前期准备
- 查阅合同：仔细研读与留学机构签订的合同，明确其中关于退费的具体条款，如退费条件、时间节点、退费比例计算方式等，这是退费的重要依据。
- 收集证据：整理能证明与机构存在服务关系及机构应退费的证据，如缴费凭证、发票、合同文本、与机构沟通的邮件或聊天记录、机构的宣传资料等，若机构存在服务不到位等问题，还需收集相关证明材料，如文书错误、选校失误记录等。
与机构协商
- 直接沟通：尽量与机构的负责人，如法定代表人或分校校长进行面对面交流，清晰、诚恳地说明退费原因，要求按照合同约定处理退费事宜，协商过程中保持冷静，以理服人。
- 书面致函：若面对面沟通效果不佳，可通过发送邮件或特快专递的方式，向机构正式提出退费申请，在函件中详细说明退费理由、依据以及期望的退费处理时间，并保留好发送记录和对方的回复。
寻求外部协助
- 向监管部门投诉：若协商无果，可向相关监管部门投诉。如留学机构存在虚假宣传，可向市场监督管理局反映；无证办学，可向教育局或人力资源与社会保障部门举报；涉及消费纠纷，可拨打12315向消费者协会投诉。投诉时要提供详细的证据和信息。
- 寻求媒体帮助：向当地有影响力的新闻媒体反映情况，借助媒体的舆论监督作用，促使留学机构重视并解决退费问题，但要确保所提供信息真实准确。
- 申请仲裁或提起诉讼：若其他途径都无法解决，可考虑通过法律途径维护权益。根据合同中的仲裁条款，向约定的仲裁机构申请仲裁；若没有仲裁条款，则可向机构注册地或合同履行地的人民法院提起诉讼，诉讼时需准备好充分的证据和规范的起诉状。